Seiring berjalannya waktu, setiap makhluk akan berubah. Sama halnya dengan kondisi manusia sebagai lakon utama dalam kehidupan ini. Manusia sebagai pelaku komunikasi terbesar di dunia ini.
Berbicara manusia dan kehidupan sosial yang di dalamnya terjadi proses komunikasi, maka seiring perubahan alam, komunikasi pun akan berubah. Berubah sesuai perkembangan zaman atau lebih popular dengan istilah kekontemporeran.
Perubahan-perubahan akan menuntut kita untuk mempelajari lebih intens mengenai perubahan itu sendiri. Hal tersebut dilakukan adalah agar kita lebih memahami mengenai hidup ini. Sama halnya dengan perubahan yng terjadi dalam komunikasi.
Sebagai insan komunikasi, penting kiranya kita mempelajari mengenai fenomena yang terjadi proses perubahan komunikasi dari dulu hingga saat ini. Tujuannya adalah agar terwujudnya komunikasi efektif. Maka dari itu penulisan direct request sangat penting untuk dibahas dalam makalah yang kami susun karena dengan terciptanya komunikasi, maka akan terciptanya hubungan yang akrab antara komunikator dengan komunikan sehingga tujuan yang ingin dicapai bersama akan terwujud.
1. Apakah pengertian dari direct request?
2. Bagaimana mengorganisasi direct request?
3. Bagaimana membuat surat permintaan informasi?
4. Bagaimana membuat surat direct request atas pengaduan/klaim?
5. Bagaimana membuat surat undangan bisnis, surat pesanan dan surat permintaan kredit?
1. Untuk mengetahui pengertian direct request.
2. Untuk mengetahui bagaimana mengorganisasi direct request.
3. Untuk mengetahui bagaimana membuat surat permintaan informasi.
4. Untuk mengetahui bagaiamana membuat surat direct request atas pengaduan/klaim.
5. Untuk mengetahui bagaimana membuat surat undangan bisnis, surat pesanan dan surat permintaan kredit.
1. Memberikan suatu pemahaman yang mendalam terkait tentang penulisan direct request.
2. Menambah wawasan dan pengetahuan mengenai penulisan direct request.
3. Sebagai dasar penyusun makalah.
2.1 PENGERTIAN DIRECT REQUEST
Direct Request atau Permintaan Langsung sering diartikan sebagai permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka (face to face). Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai “Suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.”
Sebagai contoh, suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan informasi tentang produk baru kepada suatu organisasi lain dengan menggunakan media elektronik, seperti telepon, faksimile atau e-mail.
Ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung (direct request).
2.2 PENGORGANISASIAN DIRECT REQUEST
Bagaimana pengorganisasian direct request ? Pada bagian awal, sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan. Para pengirim direct request dapat memulai dalam pendahuluan dengan memperkenalkan dirinya.
Cara yang baik untuk menyusun direct request adalah menyatakan apa yang diinginkan pada kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya. Gunakanlah bahasa yang sopan dalam penulisan surat direct request. Contoh, “saya senang sekali ....” atau “saya sangat berterima kasih ....”.
Bagian pertengahan surat direct request biasanya menjelaskan permintaan yang sebenarnya, misalnya “saya ingin sekali memesan beberapa contoh buku referensi yang anda tawarkan pada bulan Januari 2005 yang lalu.
Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan, misalnya dimana audiens dapat mencari informasi atau produk, batas waktunya, dan sebagainya. Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah yang mengingatkan audiens akan pentingnya permintaan tersebut, misalnya, “jika buku-buku referensi terjual lancar, anda dapat memesan buku-buku tambahan dari Juwita bookstore”.
Ø Organisasi direct request mencakup :
Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis yang tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman. Sebagai contoh, jika kita meminta data sensus 2004 dari suatu lembaga pemerintah, ada kemungkinan orang yang menangani permintaan kita tersebut tidak tahu apakah yang kita inginkan adalah suatu rangkuman data yang satu atau dua halaman atau suatu laporan sensus yang rinci.
Oleh karena itu, pada kalimat permulaan kita harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut.
Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar, kita perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang kita buat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.
Pendekatan lain yang dapat diterpakan untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian pertanyaan, terutama jika permintaan kita menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Seperti spesifikasi secara teknis, dimensi, dan kegunaan dari suatu produk.
Jika permintaan kita lebih dari satu jenis, kita sebaiknya membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan. Ada 2 hal yang membuat permintaan kita dapat ditangani dengan segera: (1) buatlah pertanyaan yang langsung mengenai inti permintaannya, (2) hindari meminta informasi yang sebenarnya kita bisa memperoleh sendiri.
Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permiantaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwiil. Untuk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.
2.3 PERMINTAAN INFORMASI RUTIN
Bila kita ingin mengetahui tentang suatu hal, untuk memperoleh opini dari seseorang atau memberikan saran untuk melakukan suatu tindakan, kita biasanya perlu bertanya. Contoh, permintaan secara sederhana adalah menanyakan apa yang dapat anda kerjakan atau mengapa saya membuat permintaan.
Surat-surat permintaan secara rutin layak memperoleh perhatian. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusa bahkan ribuan karyawan, konsumen, dan pemegang saham.
Oleh karena itu, ketika menulis surat-surat permintaan rutin, kita harus menjaga maksud/tujuan menulis pesan dalam ingatan kita. Kita harus bertanya pada diri sendiri apa yang kita inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang kita sampaikan.
Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini: (1) apa yang ingin diketahui, (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui, (3) mengapa hal ini dapat membantu. Dalam kaitannya dengan direct request, permintaan dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis.
Ø Permintaan di dalam Organisasi.
Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, antara pimpinan dengan karyawan, antara pimpinan dengan supervisor atau antara supervisor dengan karyawan.
Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan tindakan yang dikehendaki.
Ø Permintaan ke Luar Organisasi.
Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis yang akan digunakan untuk memperoleh informasi.
Disamping itu, kita bisa memberi respons terhadap iklan yang dipasang disuatu surat kabar. Dalam hal ini perlu kita perhatikan tiga hal, yaitu : (1) dimana kita membaca iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun, (2) jelaskan apa yang kita inginkan atau maksudkan, (3) cantumkan alamat kita yang jelas dan lengkap untuk balasan sirat kita tersebut.
2.4 MENULIS DIRECT REQUEST UNTUK PENGADUAN
Kapan saja merasa tidak puas terhadap produk, jasa atau kebijakan perusahaan, kita perlu mengadukan masalah atau keluhan yang kita hadapi kepada orang-orang yang sangat berkompeten sesegera mungkin.
Surat Pengaduan (claim letter) dan Surat Penyesuaian (Adjustment letter) yang berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan.
Kedua istilah tersebut penting artinya bagi manajer suatu organisasi perusahaan. Dengan kata lain, ia berkaitan erat dengan masalah kepuasaan pelanggan (customer satisfaction). Dalam surat direct request, kita mungkin dapat meminta salah satu dari berikut ini:
· Pengembalian barang yang sudah dibeli (refund).
· Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.
· Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
· Pengurangan harga kerna produknya ada yang cacat atau rusak.
· Pembatalan atas suatu pesanan produk.
· Pembutlan atas kelsalahan penagihan produk.
· Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran.
· Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.
Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah kita merasa puas atau tidak puas terhadap produk atau jasa yang mereka berikan. Konsumen yang puas akan memberikan positif bagi suatu organisasi, sedangkan konsumen yang tidak puas akan berdampak negatif terhadap organisasi tersebut.
Ø Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini :
1) Jelaskan masalah yang kita hadapi secara rinci.
Uraikan dengan jelas dan rinci masalah atau keluhan yang kita rasakan, sehingga pembaca dapat dengan mudah memahami apa masalah sebenarnya.
2) Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian.
Untuk lebih memperkuat surat pengaduan, kita harus memberikan bukti-bukti atau dokumen-dokumen pendukung. Sehingga dapat memperkuat surat pengaduan yang kita buat
3) Usahakan nada surat kita tidak marah atau emosional.
Dalam membuat surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional dan tidak bersifat emosional.
4) Permintaan tindakan khusus.
Dalam surat pengaduan yang kita buat, perlu dukemukakan apa harapan atau keinginan kita dikemudian hari terhadap adanya pengaduan tersebut. Jangan lupa cantumkan nama, alamat, dan nomor telepon secara lengkap.
2.5 SURAT UNDANGAN, PESANAN DAN RESERVASI
Pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan, pesanan dan reservasi adalah Pendekatan Langsung (dirrect approach).
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung. Dalam hal ini, pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu:
· Penjelasan rinci (explanations).
· Penutup (close courtsey).
Ide pokok dalam pargraf pertama berisi undangan. Selanjutnya diikuti dengan penjelasan yang lebih rinci tentang ide pokok di awal surat tersebut. Berikutnya diakhiri dengan penutup yang berisi suatu harapan atau tindakan yang diinginkan dan ucapan terima kasih.
2. Surat Pesanan dan Reservasi.
Surat pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu:
· Pernyataan rinci apa yang kita pesan.
Kemukakan secara jelas kuantitas/jumlah produk yang kita pesan, ukuran, warna, gaya (style), harga pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman dan petunjuk khusus lainnya.
Bagaimana kita dapat memperoleh kredit? Secara sederhana ada dua tahap yang perlu kita perhatikan, yaitu :
1. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada.
2. Mengirimkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam proses memperoleh kredit tersebut.
Data pendukung ini mencakup: kartu tanda pengenal, laporan keuangan tahun terakhir, data pendukung lainnya, serta surat permohonan kredit (credit request).
Dalam surat permohonan kredit, disamping data pribadi kita, jenis usahanya dan jumlah besar kecilnya kredit yang diminta, juga harus didukung dengan berbagai dokumentasi penting dan prospek bisnis kita dimasa depan.
Hal ini penting bagi lembaga perkreditan untuk menilai kelayakan kita dalam memperoleh kredit, baik dilihat dari sisi besarnya kredit maupun jangka waktu pengembaliannya.
Berdasarkan hasil pembahasan makalah tentang “Penulisan Direct Request” maka pada bab ini penulis akan mengemukakan beberapa kesimpulan berdasarkan hasil kajian pustaka dan teori yang telah dilakukan di dalam laporan ini.
Dari hasil pembahasan yang telah dilakukan diatas dapat ditarik kesimpulan :
· Dalam pengorganisasian direct request mencakup tiga hal, yaitu: (1) Pembukaan, (2) Penjelasan Rinci, (3) Penutup.
· Jika permintaan lebih dari dua jenis, sebaiknya membuat daftar terlebih dahulu dan memberikan nomer secara berurutan atau berdasarkan tingkat kepentingannya.
· Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu: (1) apa yang ingin di ketahui, (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui, (3) mengapa hal ini dapat membantu.
· Pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan, pesanan dan reservasi adalah Pendekatan Langsung (dirrect approach).
· Secara sederhana ada dua tahap yang perlu kita perhatikan, yaitu: (1) Mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada, (2) Mengirimkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam proses memperoleh kredit tersebut.
